Akty stanu cywilnego są wydawane przez odpowiednie lokalne Urzędy Stanu Cywilnego. Jeśli narodziny, małżeństwo lub śmierć nastąpiły w miejscowości, w której nie ma urzędu stanu cywilnego, należy skontaktować się z gminnym urzędem stanu cywilnego.

Zgodnie z polskimi przepisami istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego dotyczących narodzin, małżeństwa i zgonu:

• Odpis zupełny
• Odpis skrócony
• Międzynarodowy odpis skrócony (wielojęzyczny)

Zwykle jest wymagane przedstawienie odpisu zupełnego, gdyż odpis skrócony zawiera mało informacji.