Akty stanu cywilnego są wydawane przez odpowiednie lokalne Urzędy Stanu Cywilnego. Jeśli narodziny, małżeństwo lub śmierć nastąpiły w miejscowości, w której nie ma urzędu stanu cywilnego, należy skontaktować się z gminnym urzędem stanu cywilnego.
Zgodnie z polskimi przepisami istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego dotyczących narodzin, małżeństwa i zgonu:
- Odpis zupełny
- Odpis skrócony
- Międzynarodowy odpis skrócony (wielojęzyczny)
Zwykle jest wymagane przedstawienie odpisu zupełnego, gdyż odpis skrócony zawiera mało informacji.