Program Grantów Ambasady i Konsulatu Stanów Zjednoczonych w Polsce

Ambasada i Konsulat USA ogłaszają możliwość ubiegania się o dofinansowanie (NOFO, Notice of Funding Opportunity) w postaci grantów na wsparcie programów propagujących amerykańską kulturę w Polsce. Organizacje mogą ubiegać się o dofinansowanie w wysokości do 10 tys. dolarów. Program dotyczy projektów, których realizacja rozpocznie się nie wcześniej niż 15 marca 2023 r.  Wnioski w tej edycji programu NOFO (#WAW-NOFO-FY23-01) można składać do 4 grudnia 2022 roku. 

A. KRYTERIA WYBORU:

• O granty mogą ubiegać się polskie organizacje pozarządowe, instytucje kulturalne i edukacyjne, oraz media, których wnioski dotyczą obszarów tematycznych wymienionych na zamieszczonej poniżej liście.
• Organizacje mogą ubiegać się o dofinansowanie w wysokości do 10 tys. dolarów.
• Wszyscy wnioskodawcy muszą posiadać status non-profit.
• Organizacja może złożyć jeden wniosek. O dofinansowanie nie powinny ubiegać się organizacje, które obecnie korzystają z przyznanego przez ambasadę grantu o wciąż otwartym statusie.
• Amerykańskie organizacje pozarządowe mogą ubiegać się o granty, powinny jednak wykazać we wniosku powiązanie z lokalnym partnerem na terenie Polski.
• W przypadku organizacji warunkiem otrzymania grantu jest uzyskanie numeru NCAGE i dokonanie rejestracji w systemie SAM.gov (rejestracja zachowuje ważność przez rok). Instrukcje znajdują się w części F.

B. WYKAZ TEMATÓW:

Pozyskane fundusze muszą być spożytkowane na projekty propagujące w polskim społeczeństwie bogactwo i różnorodność kultury amerykańskiej oraz dialog kulturowy i relacje międzyludzkie pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Polską. Programy muszą być realizowane w świecie rzeczywistym, z bezpośrednim udziałem osób; w ramach obecnej edycji nie przewiduje się finansowania projektów wirtualnych.

Preferowane będą projekty o charakterze innowacyjnym, które:

• przyczyniają się do nawiązywania relacji między Amerykanami i Polakami
• tworzą relacje między amerykańskimi i polskimi instytucjami, organizacjami i grupami środowiskowymi
• włączają różnorodne grupy odbiorców i beneficjentów i/lub przynoszą im korzyść; mowa o takich grupach, jak osoby niepełnosprawne, imigranci, mniejszości etniczne i mieszkańcy obszarów wiejskich.

C. INFORMACJE O PRZYZNAWANIU GRANTÓW:

• Ostateczne decyzje w sprawie grantów są uzależnione od dostępności funduszy Departamentu Stanu USA, a jakiekolwiek koszty lub wydatki poniesione przed otrzymaniem grantu nie będą pokrywane przez ambasadę. Czas realizacji projektu nie może przekraczać 12 miesięcy.
• Fundusze z grantów NIE mogą być przeznaczone na finansowanie:
  • projektów o charakterze politycznym lub wskazujących na wspieranie konkretnych stronnictw politycznych lub pojedynczych partii w ramach kampanii wyborczych
  • programów wymiany
  • projektów o charakterze socjalnym
  • projektów wspierających konkretną działalność religijną
  • działalności handlowej, zbiórki funduszy, projektów komercyjnych, badań naukowych, projektów budowlanych; projektów, których głównym celem jest rozwój samej organizacji jako instytucji
  • opłat i kosztów podróży do USA (na konferencje, studia, w związku z przygotowywaniem reportaży, wydarzeń kulturalnych, itp.)
  • publikacji książkowych bądź tłumaczeń w celu wydania książki
  • stałych kosztów wynagrodzenia personelu
  • sprzętu, w tym m.in.: sprzętu biurowego, sportowego, aparatów fotograficznych itp.
  • finalizacji działań podjętych z wykorzystaniem innych funduszy
  • konsumpcji, poza kawą i lunchem roboczym (z całkowitym wyłączeniem alkoholu)
• Przedstawiony budżet może obejmować wynagrodzenie dla koordynatora projektu oraz koszty administracyjne (księgowość, materiały biurowe, itp.), jednak całość kosztów z tego tytułu nie może przekraczać 20 proc. całkowitej sumy grantu.

D. JAK UBIEGAĆ SIĘ O GRANT:

Pełną dokumentację należy przesłać na adres grantspoland@state.gov do 4 grudnia 2022 roku. W e-mailu muszą się znaleźć następujące elementy: 

• Wypełniony formularz wnioskowy (proszę nie przekraczać wyznaczonego limitu słów)
• CV koordynatora projektu i CV szefa organizacji występującej o grant
• W przypadku gdy wnioskodawca występuje jako organizacja:

• • Formularz SF-424 (Application for Federal Assistance)
  • Formularz SF424A (Budget Information for Non-Construction programs)
  • Potwierdzenie o zarejestrowaniu organizacji w SAM.gov – instrukcje dotyczące rejestracji znajdują się poniżej.

E. WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE SKŁADANIA WNIOSKU:

Proszę się z nimi uważnie zapoznać;  wnioski nie spełniające poniższych wymogów nie będą rozpatrywane.

• Wszystkie nadsyłane propozycje muszą być sporządzone w j. angielskim.
• Wnioski nie mogą przekraczać 6 stron (włącznie z wyliczonym budżetem) przy użyciu czcionki Times New Roman 12 pkt.
• Budżet musi być skalkulowany w dol. amerykańskich i zapisany w przeznaczonym na to szablonie we wniosku.  Proszę nie przysyłać kalkulacji budżetowej w postaci dodatkowego załącznika.
• Wszystkie zapisane w budżecie koszty muszą być opisane w części dotyczącej działań programowych.
• Przykłady pozycji budżetowych mogą zawierać wynagrodzenie dla koordynatora projektu, honorarium dla prelegenta lub eksperta, koszty projektu graficznego, wynajem sprzętu.
• Przykłady „jednostek” (units) to m.in. liczona w godzinach praca nad projektem, liczone w miesiącach wynagrodzenie dla koordynatora, liczba warsztatów prowadzonych przez prelegenta itp.
• Ostatnia pozycja w arkuszu kalkulacyjnym powinna zawierać całkowity koszt projektu oraz pełną sumę do pokrycia z funduszy Ambasady USA, jak również fundusze wnioskodawcy oraz fundusze pochodzące od innego sponsora/innych sponsorów.

Sładanie wniosku:

• Proszę przesłać wszystkie wymagane dokumenty w jednym e-mailu na adres: grantspoland@state.gov
• W temacie e-maila należy wpisać nazwę organizacji ubiegającej się o grant, następnie liczbę NOFO, czyli WAW-NOFO-FY23-01.

F. INSTRUKCJE DOTYCZĄCE REJESTRACJI NCAGE i SAM

Aby dokonać rejestracji w systemie SAM, należy najpierw uzyskać numer NCAGE. Cała procedura może zająć od kilku dni do kilku tygodni, należy więc ją rozpocząć odpowiednio wcześnie.  Proszę pamiętać, że rejestracja w SAM oraz uzyskanie numeru NCAGE nie pociągają za sobą żadnych opłat.

Rejestracja NCAGE (NATO Commercial and Governmental Entity)

• Aby wystąpić o kod NATO Commercial and Governmental Entity (NCAGE), należy skorzystać ze strony https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx.
• Dodatkowe informacje znajdują się na stronie: https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/Docs/US%20Instructions%20for%20NSPA%20NCAGE.pdf
• Przy procedurze ubiegania się o numery DUNS i NCAGE proszę podać dane organizacji (nazwa, adres) identyczne z tymi, jakie są zapisane w KRS i REGON.
• Zalecamy, by w trakcie rejestracji NCAGE zrobić zrzut ekranu z wprowadzanymi informacjami (lub zapisać je w inny sposób), by mieć pewność, że informacje wprowadzane w SAM.gov mają dokładnie tę samą postać, co pozwoli uniknąć ewentualnych opóźnień w procesie rejestracji. Na przykład, jeżeli zapis adresu w NCAGE ma postać Ul. Aleje Ujazdowskie, w SAM.gov należy użyć dokładnie tego samego zapisu. Proszę nie zmieniać „Ul.” na „Ulica” – jakiekolwiek rozbieżności spowodują problemy w systemie SAM.gov. 

Rejestracja SAM (System for Award Management)

• Rejestracja odbywa się na stronie SAM.gov.  Przy rejestracji nie jest wymagana opłata.
• Dla uniknięcia ewentualnych opóźnień w procesie rejestracji proszę się upewnić, że wprowadzane informacje dotyczące Państwa organizacji mają dokładnie tę samą postać, co informacje wprowadzone w systemie NCAGE.  Na przykład, jeżeli przy podawaniu adresu w NCAGE ulica została wpisana jako Aleje Ujazdowskie, w SAM.gov należy użyć dokładnie tego samego zapisu.  Proszę nie zmieniać „Aleje” na „Al.” – jakiekolwiek rozbieżności spowodują problemy w systemie SAM.gov.
• Nadanie przez system SAM numeru Unique Entity ID nie jest równoznaczne z rejestracją w SAM. Po przydzieleniu numeru Unique Entity ID należy zarejestrować organizację w SAM.
• Rejestracja w SAM.gov jest ważna tylko przez rok. Jeżeli Państwa organizacja dokonała rejestracji przed 1 stycznia 2022, rejestrację należy odnowić. 

G. PROCEDURA WYBORU  
Złożone wnioski będzie oceniać komisja złożona z przedstawicieli Ambasady USA i Konsulatu. Wszyscy wnioskodawcy będą poinformowani o wynikach prac. Proszę pamiętać, że decyzje komisji mają charakter ostateczny, nie przysługuje prawo odwoływania się od nich. Ambasada nie będzie udzielać odpowiedzi w sprawie odrzuconych wniosków.

H. WYMAGANIA W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

W przypadku przyznania grantu wymagane będą sprawozdania programowe i finansowe w terminach określonych w umowie grantowej. Wypłata środków może zostać powiązana z terminowym składaniem sprawozdań. Pozostałe szczegóły dotyczące realizacji grantu zostaną określone w umowie grantowej między Ambasadą USA a wnioskodawcą na podstawie opracowanych przez Departament Stanu warunków i zasad.

I. PROŚBY O “HONOROWY PATRONAT”

Sekcja Spraw Publicznych (PAS) często otrzymuje prośby od osób i instytucji o objęcie projektów bądź wydarzeń „patronatem honorowym” ambasady lub ambasadora (włącznie z wykorzystaniem pieczęci ambasady). Jednakże w związku z wytycznymi rządu USA w zakresie postępowania etycznego Ambasada USA nie może udzielać „patronatu” ani wystosowywać listów poparcia instytucjom, które nie otrzymują funduszy od rządu Stanów Zjednoczonych.  

ZAPYTANIA

Wszelkie pytania dotyczące programu grantów Ambasady USA należy kierować na adres: grantspoland@state.gov.