Z reguły najbliżsi członkowie rodziny mogą towarzyszyć osobom ubiegającym się o paszport lub Konsularny Raport Urodzenia w ambasadzie lub konsulacie USA. Wszystkim małoletnim aplikantom musi towarzyszyć rodzic lub opiekun. Osobom ubiegającym się o paszport lub Konsularny Raport Urodzenia podczas rozmowy może także towarzyszyć adwokat. Obecność osoby trzeciej, w tym adwokata, jest możliwa pod poniższymi warunkami ustalonymi w celu zapewnienia właściwego przebiegu rozmowy oraz aby zabezpieczyć integralność rozpatrzenia wniosku o paszport lub Konsularny Raport Urodzenia:
- Ze względu na wielkość poczekalni w sekcji konsularnej nie więcej niż jedna osoba towarzysząca może być obecna podczas rozmowy konsula z aplikantem (lub z rodzicem albo opiekunem aplikanta, jeśli aplikantem jest dziecko).
- Obecność adwokata nie zwalnia aplikanta, lub w przypadku dziecka rodzica albo opiekuna aplikanta, od obecności podczas rozmowy.
- Sposób przeprowadzenia rozmowy w sprawie paszportu lub Konsularnego Raportu Urodzenia oraz jej zakres i treść ustala konsul zgodnie z odpowiednimi przepisami Departamentu Stanu.
- Oczekuje się, że adwokaci udzielą swoim klientom wszelkich porad prawnych przed rozmową w konsulacie, a nie w jej trakcie, oraz że uprzedzą aplikanta, iż udzielą mu jedynie minimalnej pomocy podczas samej rozmowy.
- Adwokaci nie mogą przedstawiać żadnej argumentacji prawnej podczas rozmowy i w obecności konsula.
- Osoby obecne podczas rozmowy, z wyjątkiem rodzica lub opiekuna dziecka, nie mogą opowiadać na pytania konsula zamiast aplikanta, nie mogą podsumowywać, poprawiać lub próbować wyjaśniać odpowiedzi aplikanta ani przerywać lub przeszkadzać aplikantowi, gdy odpowiada na pytania konsula.
- Jeśli aplikant nie rozumie pytania, powinien prosić o wyjaśnienie bezpośrednio konsula.
- Wyłącznie konsul decyduje o tym, w jakim języku (językach) komunikuje się z aplikantem na podstawie umiejętności własnych i aplikanta oraz o sposobie przeprowadzenia rozmowy. Osoby obecne podczas rozmowy nie mogą wyrażać sprzeciwu ani nalegać na udział w rozmowie tłumacza, kwestionować kwalifikacje obecnego tłumacza lub sposób albo treść tłumaczenia.
- Osoba obecna podczas rozmowy nie może instruować aplikanta, w jaki sposób ma odpowiadać na pytania konsula.
- Osoby obecne podczas rozmowy na żadnej podstawie nie mogą kwestionować pytań konsula (w tym na podstawie tego, że aplikant uważa pytanie za niestosowne, nieistotne lub antagonistyczne) ani instruować aplikanta, aby nie odpowiadał na pytanie konsula. Osoby obecne podczas rozmowy nie mogą w żaden sposób utrudniać konsulowi zadawania pytań i poszukiwania faktów, co jest konieczne do właściwego rozpatrzenia wniosku o paszport lub Konsularny Raport Urodzenia przez konsula zgodnie z jego obowiązkami.
- Osoby obecne podczas rozmowy w sprawie paszportu lub Konsularnego Raportu Urodzenia nie mogą omawiać ani dowiadywać się o inne wnioski.
- Osoby obecne podczas rozmowy mogą robić notatki, ale nie mogą w żaden sposób nagrywać rozmowy.
- Osoby obecne podczas rozmowy nie mogą zachowywać się w sposób, który mógłby spowodować przerwanie rozmowy. Nie wolno, na przykład, krzyczeć ani w jakikolwiek inny sposób zastraszać lub lżyć konsula lub personel konsularny, nie wolno też zachowywać się w sposób zagrażający bezpieczeństwu narodowemu Stanów Zjednoczonych lub bezpieczeństwu ambasady albo jej pracowników. Osoby obecne podczas rozmowy muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa Departamentu Stanu oraz ambasady lub konsulatu, w którym rozmowa się odbywa.
Osoby obecne podczas rozmowy nie mogą naruszać powyższych zasad i/lub nie mogą przerywać rozmowy. Osoba nieprzestrzegająca powyższych wytycznych zostanie ostrzeżona, a jeśli zignoruje ostrzeżenie, może zostać wyłączona z rozmowy lub poproszona o opuszczenie budynku w zależności od okoliczności. Wówczas aplikant zdecyduje, czy będzie kontynuował rozmowę bez adwokata, przy czym do konsula należy decyzja, czy zakończyć rozmowę. Sprawą największej wagi jest bezpieczeństwo i prywatność wszystkich aplikantów oczekujących na usługi konsularne oraz personelu konsularnego i innych osób zatrudnionych w Ambasadzie.
